Offertes automatiseren met AI: van aanvraag tot opvolging

Een offerte maken kost zelden veel denkwerk. Het kost vooral tijd. Je zoekt de aanvraag op in je mail en belt de klant omdat er iets ontbreekt. Je kopieert een oude offerte, past de bedragen aan en schrijft een inleiding die net iets anders moet dan de vorige. Daarna blijft de offerte liggen, omdat niemand eraan denkt om op te volgen.

AI kan het grootste deel van dat werk overnemen. Niet door te rekenen, maar door in te vullen en te schrijven. Jouw prijsregels rekenen, de AI zet de offerte in elkaar en jij geeft akkoord voordat hij de deur uitgaat.

In dit artikel lees je hoe zo'n flow werkt, wat je wel en niet aan AI overlaat en hoe je opvolgt zonder dat je eraan hoeft te denken.

Wat je wel en niet aan AI overlaat

Het belangrijkste besluit neem je voordat je iets bouwt: welk deel van de offerte doet de AI, en welk deel niet? Verdeel je dat goed, dan gaan je offertes sneller de deur uit en kloppen ze toch.

AI schrijft en vult in

Een taalmodel is goed in tekst. Het leest een aanvraag, haalt eruit wat de klant wil en vult je sjabloon met de juiste gegevens: naam, adres, wat de klant vraagt en de gewenste termijn. Het schrijft een inleiding die aansluit op de vraag van de klant, in plaats van een standaardblok dat in elke offerte hetzelfde is. Geef je het toegang tot eerdere offertes, dan hergebruikt het ook teksten die al eens goed werkten.

Jouw prijsregels rekenen

Een taalmodel is geen rekenmachine. Het kan een bedrag noemen dat er logisch uitziet, maar niet klopt. Laat het model daarom nooit zelf prijzen bedenken.

Je prijzen komen uit je eigen regels: je prijslijst en je kortingsafspraken. De AI haalt het bedrag daar op en zet het op de juiste plek. Richt het zo in dat de AI stopt zodra een prijs ontbreekt of een regel niet past. Dan legt hij de offerte bij jou neer in plaats van zelf iets in te vullen.

Jij geeft akkoord

Een offerte is een belofte aan je klant. Die verstuur je niet automatisch. De AI maakt een concept, jij of een collega kijkt het na en geeft akkoord. Pas daarna gaat de offerte naar de klant.

Die regel kun je verfijnen. Een standaardofferte binnen je normale prijzen keur je snel goed. Een offerte met een afwijkende prijs of een korting boven een grens die jij kiest, gaat altijd langs een mens. Op onze pagina over wat een agent zelf mag en wat jouw akkoord nodig heeft zie je hoe we die grenzen per agent vastleggen.

De flow in vijf stappen

Zo ziet een offerteflow eruit, van aanvraag tot opvolging. Wil je zien hoe zo'n flow als één systeem draait, kijk dan bij agents die het werk van begin tot eind doen.

1. De aanvraag komt binnen

Aanvragen komen op veel manieren binnen: via een formulier op je site, per mail of als notitie na een telefoontje. De agent leest ze allemaal op dezelfde manier en zet de gegevens op één plek, bijvoorbeeld in je CRM. Zo begint elke offerte met dezelfde informatie, waar de aanvraag ook vandaan kwam.

2. De agent vraagt eerst wat ontbreekt

Hier gaat het in veel offerteprocessen mis. De klant vult de helft in, en jij gaat toch rekenen. Of je laat de aanvraag liggen tot je tijd hebt om te bellen.

Een agent controleert eerst of alles er is wat je voor een prijs nodig hebt. Ontbreekt er iets, zoals afmetingen, aantallen of een gewenste datum, dan stuurt hij de klant een korte vraag terug. Pas als de aanvraag compleet is, maakt hij de offerte. Welke gegevens verplicht zijn, bepaal jij.

3. Een concept in je eigen sjabloon en toon

De agent zet de offerte in je eigen sjabloon, met je eigen opmaak en voorwaarden. De tekst schrijft hij in de toon die je klanten van je gewend zijn. Dat lukt beter naarmate hij meer eerdere offertes van je kent. De prijzen haalt hij uit je eigen regels, zoals je hierboven las.

4. Eerst akkoord, dan verzenden

Het concept komt bij jou terecht, op de plek waar je toch al werkt. Je leest het, past aan wat nodig is en geeft akkoord. Pas daarna gaat de offerte naar de klant.

5. Automatische opvolging

Na het versturen houdt de agent bij of de klant reageert. Reageert de klant niet binnen de termijn die jij kiest, dan stuurt de agent zelf een opvolgmail. Dat mag, want een opvolgmail is geen nieuwe belofte, maar een herinnering aan de offerte waar jij al akkoord op gaf. Wil je ook die mail eerst zelf zien, dan stel je dat zo in. Reageert de klant wel, dan stopt de opvolging vanzelf. Hoe je dat inricht, lees je hieronder.

Offertes opvolgen zonder dat je eraan denkt

Veel offertes eindigen niet met een nee, maar met stilte. De klant had het druk, je mail zakte weg in de inbox en niemand belde. Opvolgen is eenvoudig werk, maar het schiet er als eerste bij in.

Wanneer je opvolgt

Kies vaste momenten en houd je eraan. Een eenvoudige opzet heeft drie momenten:

• een eerste herinnering een paar werkdagen na het versturen;
• een tweede herinnering vlak voordat de offerte verloopt;
• een laatste bericht waarin je vraagt of je het dossier mag sluiten.

Het juiste aantal dagen hangt af van je branche en de grootte van de opdracht. Over een grote opdracht denkt een klant langer na dan over een kleine. Stel de termijnen daarom per type offerte in.

Voorbeeldmail om op te volgen

Deze mail kun je zo overnemen. De agent vult de velden tussen haken in.

Onderwerp: Je offerte voor [omschrijving]

Hoi [voornaam],

Op [datum] stuurde ik je de offerte voor [omschrijving].
Ik ben benieuwd of die aansluit op wat je zocht.

Heb je nog vragen, of wil je iets anders zien in de offerte?
Laat het me weten, dan pas ik hem aan.

De offerte is geldig tot [vervaldatum].

Groet,
[naam]

Hij is kort en persoonlijk, en stelt één duidelijke vraag. Wil je elke opvolgmail eerst zelf zien, dan stel je dat zo in. De agent zet hem dan klaar en jij drukt op verzenden.

Met welke tools het werkt

Een offerteflow vraagt geen nieuwe offertesoftware. De agent koppelt de plekken waar je aanvragen, klanten en prijzen nu al staan, zoals je mailbox en je CRM. Het systeem zelf draait bij D9, op Vercel en Supabase, met het AI-model van Anthropic. Vercel en Supabase zijn abonnementen van D9, waarvan D9 een deel aan je doorbelast. De API-kosten van Anthropic staan op je eigen account. In ons artikel over waar de prijs van een AI-agent van afhangt lees je hoe dat zit. Je data, logs en prompts blijven van jou.

Op welke tools we bouwen, zie je in de tools waarop we bouwen. Voor een offerteflow zijn dat vooral GoHighLevel, waar je aanvragen en klanten in je CRM staan, en n8n, dat je tools aan elkaar koppelt.

Werk je met een combinatie van tools die nergens standaard in past, dan bouwen we een offerteflow op maat.

Wat het oplevert

Wat automatiseren oplevert, hangt af van hoeveel offertes je maakt en waar de tijd nu in zit. Meet dat voordat je begint:

• hoeveel offertes je per week maakt;
• hoe lang het duurt van aanvraag tot verzonden offerte;
• hoeveel offertes zonder reactie blijven liggen.

Dan zie je na de start precies wat er veranderd is.

Wanneer je dit (nog) niet moet automatiseren

Automatiseren helpt niet altijd. Wacht nog even als een van deze punten voor jou geldt:

• Je maakt weinig offertes. Dan ben je met de hand sneller klaar dan met iets inrichten.
• Elke offerte is uniek. Komt er weinig terug van de ene offerte in de andere, dan heeft de AI weinig om op te bouwen.
• Je prijzen liggen nergens vast. Bepaal je ze per klant uit je hoofd, leg ze dan eerst vast. Zonder vaste prijsregels heeft de AI niets om uit te halen.
• Je proces loopt elke keer anders. Maak het eerst op papier gelijk en automatiseer daarna.

Een agent maakt een rommelig proces niet netter, alleen sneller. Breng daarom eerst je proces op orde.

Waar de prijs van afhangt

Wat een offerteflow kost, hangt af van drie dingen: hoeveel systemen hij moet koppelen, hoeveel uitzonderingen je proces kent en hoeveel de agent zelf mag doen voordat jij akkoord geeft. Een flow die alleen een concept maakt uit één vast formulier is kleiner dan een flow die mail, CRM, prijslijst en opvolging aan elkaar knoopt.

In ons artikel over waar de prijs van een AI-agent van afhangt lees je hoe die opbouw werkt en welke kosten er naast de bouw bij komen.

Veelgestelde vragen

Kan AI een offerte maken die klopt?

Ja, als je de taken goed verdeelt. De AI schrijft en vult in, je prijzen komen uit je eigen regels en jij geeft akkoord voordat je de offerte verstuurt.

Moet ik nieuwe software kopen?

Geen nieuwe offertesoftware. De flow werkt met de tools die we koppelen, zoals GoHighLevel en n8n. Gebruik je die al, dan komt er niets bij. Het systeem zelf draait bij D9, op Vercel en Supabase, met het AI-model van Anthropic. D9 belast een deel van Vercel en Supabase aan je door, en de API-kosten staan op je eigen account. Wat je precies nodig hebt, zie je in het bouwplangesprek.

Wat gebeurt er met een onvolledige aanvraag?

De agent vraagt de ontbrekende gegevens eerst op bij de klant. Pas als de aanvraag compleet is, maakt hij de offerte.

Verstuurt de AI ooit een offerte die ik niet gezien heb?

Nee. Elke offerte gaat eerst langs jou of een collega. Pas na jullie akkoord gaat hij naar de klant.

Hoeveel tijd scheelt het?

Dat hangt af van hoeveel offertes je maakt en waar de tijd nu in zit. Meet het vooraf, dan weet je het na de start precies.

Wat kost het?

Dat hangt af van je tools, je proces en hoeveel de agent zelf mag doen. Lees waar de prijs van een AI-agent van afhangt.

Weten waar jouw offertes blijven hangen?

In een gratis bouwplangesprek brengen we je offerteproces in kaart. Je hoort waar de tijd nu in zit en wat je als eerste automatiseert. Laat je offerteproces doorlichten.